Pourquoi la dématérialisation ?
Définition
Dès lors qu'une entreprise envisage d'échanger la facture avec ses partenaires, la question se pose de savoir si elle veut pratiquer la dématérialisation ou non et, dans l'affirmative, si elle veut utiliser l'EDI ou la facture électronique sécurisée par une signature électronique
La facture électronique non dématérialisée doit être doublée par l'envoi d'une facture papier qui demeure la preuve légale vis-à-vis de l'administration
Les factures dématérialisées échangées entre deux partenaires commerciaux correspondent à la télétransmission de « factures » sous forme électronique, sans que la facture soit échangée sous forme de document papier.
La dématérialisation des factures supprime un rapprochement manuel entre la facture télétransmise et son équivalent papier.
Quels sont les avantages ?
La facture est un élément de preuve juridique des relations commerciales entre des partenaires ainsi qu'à l'égard de l'administration fiscale. De ce fait, les entreprises éprouvent souvent une certaine appréhension à procéder à l'échange des factures dématérialisées. Néanmoins, le cadre juridique de la facture dématérialisée est clairement défini dans certains pays comme la France ou l'Espagne, et en cours de l'être dans les autres.
Dans tous les cas, les avantages qu'elle apporte sont nombreux :
Gains de temps
- rapidité de transmission et traitement des factures
- émission plus rapide du titre de paiement;
- diminution du nombre des litiges potentiels
- comptabilisation automatique des factures
- diminution du papier à manipuler.
Gains financier
- diminution des frais d'archivage.
Gains en sécurité
- garantie d'authenticité et d'intégrité des factures transmises ;
- suivi rigoureux de la réception des factures par l'outil de dématérialisation ;
- possibilité de systématiser les contrôles.
La dématérialisation des factures par EDI favorise la mise en place de procédures systématiques de contrôle des éléments facturés au regard des éléments reçus ou commandés. Ces procédures sont beaucoup plus lourdes, voire impossibles à mettre en oeuvre manuellement.
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