Emettre et recevoir des factures papier coûte cher : saisie des données, impression, ouverture et mise sous pli, affranchissement et archivage, sans compter le traitement, les erreurs de saisie, la perte de documents, la gestion des litiges, le rapprochement, le recouvrement et l'archivage.
Aujourd'hui, les échanges électroniques professionnels facilitent le partage d'informations et favorisent une collaboration efficace entre tous les partenaires. Conscient de ces enjeux, le Groupe Carrefour s'est engagé dès 2004 dans une stratégie de dématérialisation fiscale des factures, documents les plus échangés.
La mise en oeuvre d'un projet de Dématérialisation des factures permet des économies et des gains de productivité substantiels, des processus plus fiables et une fluidité des échanges en maîtrisant un ensemble d'aspects :
Centralisation et réduction des tâches et coûts administratifs de traitement des factures (environ 60% d'économies)
Suppression de toutes opérations liées au papier
Optimisation des activités de validation /rapprochement
Simplification de la gestion des litiges et réduction de leurs délais de traitement
Traitement plus rapide de vos factures car intégration en comptabilité immédiate
Mise en oeuvre de fonctionnalités et processus améliorant la qualité de l'information
Facilitation de la recherche et de l'accès à l'information
Statut d'intégration dans le système d'information facilement accessible
Au delà de Carrefour, être prêt pour le reste de la grande distribution
Passage du papier à la dématérialisation sans forcément les investissements de l'EDI
Utilisation limitée de ressources naturelles (bois, eau), non-émission de CO2 et réduction de la consommation d'énergie nécessaire à la fabrication du papier.
A chaque entreprise sa solution de facturation
Le traitement de factures au format PDF issues des systèmes comptables fournisseurs constitue une alternative efficace et peu coûteuse aux solutions Scan/LAD, tout en offrant les bénéfices de la dématérialisation fiscale.
La solution
Installation d'une ″imprimante virtuelle″ sur le PC du fournisseur, lui permettant de créer une facture au format PDF à partir de son outil de facturation.
Lecture des données sous jacentes pour en extraire les données de facturation nécessaires à l'intégration automatique dans les systèmes comptable des acheteurs
Archivage pour 10 ans dans un Coffre-fort électronique
Les avantages
Optimisation du traitement des factures
Facilité et rapidité de mise en oeuvre
Qualité des données très supérieure au Scan/LAD
Limitation des erreurs
Dématérialisation fiscale
La dématérialisation EDI
L'acquisition de fichiers structurés est une approche destinée aux fournisseurs ayant une volumétrie importante et une bonne maturité technique, permettant de travailler sur des données très complètes et de grande qualité.
La solution
Emission par le fournisseur d'un fichier structuré incluant le corps de la facture selon les contraintes métiers du donneur d'ordres
Contrôle fiscal des factures électroniques (article 289 bis du code général des impôts)
Archivage légal pour 10 ans dans un Coffre-fort électronique
Saisie assistée
Transmission des données au donneur d'ordres dans le format attendu
Les avantages
Optimisation du traitement des factures
Economies
Qualité et exhaustivité des données de rapprochement
Une facture dématérialisée fiscalement est un fichier informatique considéré comme une facture originale aux plans contractuel, fiscal et commercial :
Conforme aux dispositions des articles 289 V ou 289bis du Code Général des Impôts
Reconnue comme un original par les deux parties
Il est donc essentiel de s'assurer de la conformité de vos factures avec les législations nationales et internationales.
Une expertise à vos côtés
Pour toute question relative à la facturation électronique, vous pouvez contacter notre service dématérialisation fiscale des factures à l'adresse mail suivante : no_paper@carrefour.com